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OLIVIER

OLIVIER

Ma méthode en 8 étapes pour améliorer votre efficacité au quotidien

Dans cet article, je vais vous dévoiler ma méthode pour booster votre rentrée et vous garantir une fin d’année sur les chapeaux de roue.

Cette méthode est particulièrement adaptée aux personnes qui ont une activité salariée et qui souhaitent pouvoir se consacrer à la réalisation d’un projet qui leur est cher.

J’ai testé toutes les techniques et tactiques dont je parle dans cet article. Ce système forme aujourd’hui l’ossature de ma vie quotidienne. J’ai expérimenté pas mal de choses en matière d’organisation personnelle et ce que je vais vous présenter dans cet article est une sorte de « best of » :

Les conseils qui suivent vous permettront de :

  • Libérer du temps pour ce qui compte vraiment pour vous
  • Concrétiser des projets qui vous tiennent à cœur
  • Avoir une vision claire de votre quotidien
  • Augmenter votre énergie et votre motivation

Etape 1 : Le Grand Ménage

C’est le point de départ incontournable du système. Sur les 8 étapes de la méthode, celle-ci représente 50% du succès.

Grâce à elle, vous allez :

  • Gagner de l’espace
  • Clarifier votre esprit
  • Libérer du temps
  • Prendre conscience de vos habitudes et de votre manière de fonctionner au quotidien
  • Eliminer la couche de superflu qui vous empêche d’avancer

 

Vous ne pourrez pas vous focaliser efficacement sur vos projets si vous avez l’esprit constamment occupé par toutes sortes de préoccupations. Le Grand Ménage va justement vous permettre de lister toutes vos affaires en suspens et d’établir des priorités à leurs sujets. Pour ceux qui connaissent la méthode GTD (Getting Things Done), le Grand Ménage correspond  à l’étape de la collecte.

La collecte s’articule autour de deux axes :

  1. la collecte physique
  2. la collecte mentale.

La collecte physique va consister à réunir dans une (et une seule !) boîte d’entrée tout ce qui n’est pas à l’heure actuelle à sa place définitive. Vous allez recueillir toutes les choses incomplètes et pour lesquelles il faudra peut-être décider d’une action. Pour le moment, il s’agit simplement de collecter les éléments (dossiers en cours, paperasse, objets …), c’est à dire de les placer dans la boîte d’entrée. Si un élément ne peut pas entrer dans la boîte de réception parce qu’il est trop volumineux, notez-le sur un papier et placez le papier dans la boîte de réception. Il est fort  à parier que votre boîte de réception va vite déborder. Continuez votre collecte et placez les éléments autour. Les deux idées clefs de cette démarche sont : 1) Pouvoir réunir toutes vos affaires en suspens en un seul lieu, 2) Pouvoir, ensuite, traiter une à une chacune de ces affaires en suspens.

Passez tout en revue : surface de travail, tiroirs, dessus de meuble, armoires, planchers, murs, dossiers …

Maintenant que nous nous sommes occupés de la collecte physique, nous allons nous occuper de la collecte mentale. Prenez un bloc-notes ou une rame de papier et un crayon.

Qu’est-ce qui occupe votre esprit à l’heure actuelle ? Videz-vous la tête ! L’idéal est de noter chacune de ces idées sur une feuille distincte pour pouvoir ensuite les traiter une à une. Ne vous freinez pas.  Vos idées vont certainement se télescoper. C’est normal. Par exemple, une  idée comme « retrouver l’épluche légume » va suivre « changer de job » ou « faire un don à la Croix Rouge ». Dès qu’une nouvelle idée vous vient à l’esprit, notez-là et déposez-là dans votre boîte d’entrée.

Une fois que vous avez fini de tout collecter, deux sentiments contradictoires vont cohabiter en vous :

  1. Vous vous sentirez léger. Vous aurez l’esprit soulagé de tout un tas de préoccupations.
  2. Vous vous sentirez désemparé, voir stressé, à l’idée de toutes ces tâches incomplètes qui sont encore à traiter.

A partir de cette collecte, les choses vraiment sérieuses vont pouvoir commencer. Pour chacun des éléments qui se trouvent dans votre boîte de réception, 3 actions s’offrent à vous :

  1. L’élément n’a pas d’utilité particulière et ne nécessite pas d’actions : Jetez-le à la poubelle. Si vous avez face à vous des coupons de réductions périmés, vous savez ce qu’il vous reste à faire. Certaines personnes ne se sentent pas à l’aise à l’idée de jeter des choses par peur d’en avoir besoin « un jour » ou pour quelques raisons sentimentales obscures. Je rappelle l’objectif de cet article : Vous permettre de gagner en productivité. Clarifier votre espace de travail et votre esprit est de loin l’action qui vous procura le plus de bénéfices. Soyez intraitable et virez ce qui ne vous sert à rien.
  2. L’élément est utile et ne nécessite pas d’actions pour le moment : Classez-le s’il s’agit d’un document de référence (manuels, contrats, relevés bancaires …)
  3. L’élément nécessite une action : Selon son degré d’importance et d’urgence, notez l’élément sur votre to-do list ou classez-le dans vos dossiers de projets.

A la fin de cette étape, vous aurez :

  • Alléger votre espace de travail, enlever toute la couche superficielle qui vous freine pour passer à l’action
  • Une vision claire de ce que vous avez à faire
  • Repérer les manques dans votre organisation et trouver où agir pour l’améliorer.

Etape 2 : Donnez une structure à votre semaine

Dans la première étape nous avons géré l’espace : votre espace de travail (bureau) et votre espace mental (cerveau). Nous allons dans cette deuxième étape nous intéresser à votre temps.

Il existe de nombreuses tactiques pour gérer son temps. Mais une tactique ne sert pas à grand-chose si vous n’avez pas la bonne stratégie. Ce qui compte avant tout, c’est que vous puissiez utiliser votre temps pour réaliser des choses et projets qui vous tiennent vraiment à cœur. C’est ça ce que j’appelle la stratégie : Choisir et réaliser les actions qui vous permettront d’atteindre votre objectif.

Le problème majeur c’est que notre vie quotidienne est littéralement bouffée par tout un tas d’obligations, de sollicitations et d’imprévus qui au final nous laissent peu de temps pour nous consacrer à nos projets. Cela n’a l’air de rien dit comme cela, mais au fil du temps, on perd complètement le contrôle de sa vie. Nous devenons un simple passager de notre existence suivant les sollicitations des uns et des autres.

La première chose à faire est donc de reprendre le contrôle de votre temps (c’est le mot pudique que j’utilise pour parler en réalité du mot « vie »). Pour cela  le moyen le plus simple et le plus efficace est de donner une structure à votre semaine.

En appliquant cette méthode, vous pourrez :

  1. Donner la priorité aux actions qui comptent vraiment
  2. Avoir une vision claire et globale de ce que vous avez à accomplir
  3. Mesurer vos progrès, rester motivé et corriger ce qui n’a pas été.

Voici 3 techniques simples que j’utilise pour organiser ma semaine :

1) Le plan de bataille de la semaine

Le problème n°1 des gens désorganisés, débordés, stressés (et stressants pour les autres) est qu’ils naviguent à vue. Ils se laissent porter par les événements et s’étonnent au bout du compte de ne pas atteindre leurs objectifs.

Votre plan de bataille vous permettra trois choses :

  1. Planifier vos actions les plus importantes à faire
  2. Anticiper les éventuels points critiques de la semaine à venir
  3. Avoir une vision d’ensemble de ce qui va vous demander de l’énergie pendant la semaine.

Il est essentiel de NOTER ce que vous avez prévu de faire ou ce qui occupe votre esprit. Cela vous permet de vous vider la tête et donc de ne pas stocker de l’information inutilement. Souvenez-vous que votre cerveau n’est pas fait pour retenir de l’information mais pour réfléchir et résoudre des problèmes.

Vous pouvez préparer votre plan de bataille le Dimanche soir ou Lundi matin, en fonction de vos disponibilités.

Exemple de mindmap

Pour ma part, j’utilise un mindmap (papier) où je ramifie mes différentes activités de la semaine. Par exemple : boulot, blogging, design de présentations, divers … Le mindmap permet à la fois d’avoir une vue d’ensemble et le détail (les actions  à faire) pour chaque catégorie.

Pour les geeks et assimilés, il existe des logiciels de mindmapping gratuits comme FreeMind. Chacun ses préférences. Pour ma part, je préfère largement le bon vieux papier sur lequel on peut griffonner, raturer, barrer, gommer, etc…

2) Les 3 tâches du jour

Téléchargez votre planning de la semaine en pdf

Chaque jour, notez 3 tâches que vous souhaitez accomplir dans la journée. Mais de quelles tâches est-ce que je parle ? Ces 3 tâches doivent vous permettre de vous rapprocher de votre objectif. Donc des tâches comme « aller faire les courses » ou « remplacer l’ampoule du garage » n’ont rien à faire dans cette liste de tâches.

Pris sous cet angle, vous voyez que « 3 tâches par jour » est un maximum. Si les choses sont faites honnêtement, je ne crois pas qu’il soit possible d’en mettre plus de trois. En effet, ces tâches vous demanderont soit du temps, soit de développer vos compétences ou soit de de dépasser vos peurs (Ce sera souvent une combinaison des 3).

Pour ma part, j’utilise un simple agenda où 1 jour = 1 page. Je note dessus chaque soir mes 3 actions pour le lendemain. Le soir, je coche ce que j’ai réalisé dans mon agenda et sur mon plan de bataille. Je reporte éventuellement ce qui n’a pas pu être fait.

Derrière cette technique extrêmement simple se cache un puissant ressort psychologique : L’engagement vis-à-vis de vous-même. Chaque jour, vous passez un contrat avec vous-même. Et c’est une grande satisfaction, le soir, de savoir que l’on a avancé vers son objectif en suivant son plan.

3) Le feedback de la semaine

L’idée est de prendre le temps chaque semaine de faire un rapide bilan sur votre plan de marche. Pas besoin d’y penser des heures. Voyez les choses suivantes :

  • Avez-vous réalisé tout ce qui était sur votre plan de bataille ?
  • Si non, qu’est-ce qui vous en a empêché ?
  • Qu’avez-vous appris cette semaine ?
  • De quoi avez-vous eu peur ? Pourquoi ?
  • Quelles idées, rencontres, opportunités vaudraient le coup d’être approfondies ?

Etape 3 : Focalisez-vous sur UN SEUL projet

Nous avons tous dans un coin de la tête un projet qui nous tient à cœur. Cela peut être :

  • Ecrire un livre
  • Lancer une affaire
  • Voyager dans un pays qui nous attire
  • Se mettre à apprendre une langue
  • Participer à une épreuve sportive (marathon, triathlon …)
  • Se lancer dans une activité manuelle …

Bref, faire quelque chose qui compte pour nous. Une des raisons qui font – qu’au final – les gens n’achèvent jamais rien est qu’ils se dispersent dans tout un tas d’activités qu’ils finissent généralement par abandonner au bout de quelques semaines.

Mener plusieurs projets de front est l’assurance d’aller droit dans le mur. Si vous projetez dans les 4 prochains mois de vous entrainer pour un marathon, d’écrire un livre, d’apprendre la guitare et de lancer votre entreprise de livraison à domicile et bien, dans 4 mois, vous n’aurez ni médaille autour du cou, ni manuscrit terminé, vous saurez à peine jouer l’intro de « paint it black » et vous aurez abandonné votre projet d’entreprise dès les premières difficultés.

Pour avoir lu de nombreux ouvrages sur l’efficacité personnelle, je peux vous dire que ce conseil est celui qui revient le plus souvent : Soyez FOCUS. Sélectionnez UN projet et tenez-vous-y.

Ok, mais quel projet choisir ? Je vous conseille de commencer par le projet sur lequel vous pourrez retirer le plus de bénéfices. Il est fort probable que les bénéfices que vous retirerez de ce premier projet vous permettront de réaliser plus facilement le deuxième projet et ainsi de suite.

Je ferai une analogie avec le monde de l’entreprise. Si vous avez plusieurs idées de produits en tête, dîtes-vous que tant que le produit n’est pas sur le marché, vous perdez de l’argent. Donc, en développant en même temps 3 produits distincts, vous retardez la mise en marché de ces 3 produits et donc les rentrées d’argent que vous pourriez attendre en retour.

Etape 4 : Installez une nouvelle habitude

30 jours. C’est le temps qu’il faut pour adopter une nouvelle habitude. L’idée va consister à remplacer une mauvaise habitude par une bonne. Comme pour l’étape 3, ne changez qu’une seule habitude à la fois. Ne cherchez pas à révolutionner votre vie du jour au lendemain. Focalisez-vous sur une habitude et soyez patient.

Voici quelques idées pour vous aider à intégrer une nouvelle habitude :

  • Commencer doucement
  • Visualiser les bienfaits que va vous apporter votre nouvelle habitude
  • Posez-vous la question suivante : Quelles vont être les conséquences de ma mauvaise habitude si je continue comme cela pendant 6 mois, 1 an, 2 ans, 5 ans … ?

Intégrer une nouvelle habitude fait naître des tensions en nous car :

  • Notre volonté est mise à l’épreuve. Il nous faut résister.
  • Les résultats ne sont pas visibles au départ. Il est tentant d’abandonner.

Pour réussir votre changement d’habitude, je vous propose d’utiliser votre fiche de suivi « Défi 30 jours ». Ce sera votre compagnon pendant votre challenge. Imprimez-la. Chaque soir, cochez la case correspondant à votre jour pour avoir réussi à mettre en place votre habitude.

Téléchargez votre défi 30 jours en pdf

Assurez-vous de garder la fiche bien visible. C’est la clef pour réussir. Si vous avez un effort à faire pour cocher votre fiche, vous zapperez et vous pourrez dire bye-bye à votre nouvelle habitude.

Etape 5 : Décuplez votre motivation

Peut-être allez-vous être d’accord avec moi : Au fond, personne n’attend vraiment de vous que vous réalisiez votre projet qui vous tient à cœur. Il est peut-être même possible que des personnes de votre entourage soient hostiles à votre projet. Plusieurs raisons sont possibles à cela :

  • Cela ne les intéresse tout simplement pas (c’est la raison la plus répandue)
  • Cela les renvoie à leurs propres blocages
  • Cela dérange leurs habitudes ou façons de penser

Il va donc vous falloir une motivation d’enfer pour aller jusqu’au bout de votre objectif. En  général, quand on démarre un projet, on est tout feu, tout flamme : Un million d’idées tourbillonnent dans notre tête, on se lance tête baissée dans le travail. C’est lorsque les premières difficultés apparaissent et que l’adrénaline du début a disparu qu’il faut s’accrocher.

Voici quelques astuces pour vous permettre de garder la flamme :

1) Visualisez la récompense

Mettez-vous au calme, dans un lieu où vous ne serez pas dérangé. Relaxez-vous et imaginez-vous en train d’accomplir votre objectif. Essayez d’être le plus précis dans votre description mentale.

  • Que faites-vous ?
  • Que voyez-vous ?
  • Que sentez-vous ?
  • Que ressentez-vous ?
  • Quel est votre environnement ?
  • Que se passe-t-il une fois que vous avez « gagné » ?

Cette technique, en apparence anodine, fera peut-être sourire certains. Pourtant, elle est utilisée par tous les athlètes de haut-niveau pour les aider à gérer leur stress à l’approche de grandes échéances.

Les bénéfices de la visualisation ont été prouvés scientifiquement. Par exemple, un tennisman qui pratique la visualisation pour apprendre un nouveau coup mettra moins de temps pour l’acquérir sur le terrain qu’un tennisman qui n’utilise pas la visualisation.

2) Fabriquez votre cahier de motivation

Je n’utilise pas cette technique au pied de la lettre mais je la trouve très intéressante.

Il s’agit de collecter des images, des citations, des textes que vous trouvez particulièrement motivants et de les regrouper dans votre cahier de motivation.

Cela peut être des photos représentant la récompense que vous obtiendrez lorsque vous aurez atteint votre objectif, des photos de célébrités qui vous inspirent (sportifs, artistes, entrepreneurs, « belles âmes » …).

L’idée est que vous puissiez vous créer votre propre ressource de motivation. En compilant en un seul « lieu » (votre cahier) toutes ces images, vous allez vous constituer un formidable réservoir de motivation. Le jour où vous aurez une baisse de moral, plongez-vous dans votre cahier et cela vous donnera un incroyable coup de boost.

3) Entourez-vous de personnes qui veulent elles aussi atteindre un objectif élevé

Laissez-moi vous posez une question simple : Votre entourage est-il un frein ou un accélérateur pour le développement de votre projet ? Comme je vous l’indiquai plus haut dans cet article, les personnes qui nous entourent ne sont pas forcément celles vous aideront le plus  à atteindre votre objectif. Certains ne comprendront pas votre envie d’en faire plus. Ca dérangera leur train-train quotidien. Il est très facile dans ces conditions de perdre sa motivation et de rester englué dans la passivité.

Vous entourez de personnes qui veulent atteindre un objectif élevé est un excellent moyen pour conserver et renforcer votre motivation. Il n’est pas forcément nécessaire que vous partagiez le même objectif. Le simple fait d’échanger sur le « process » de votre atteinte  d’objectif vous aidera à garder la motivation, même dans les moments difficiles.

4) Engagez-vous publiquement

Voici une arme REDOUTABLE. Annoncez publiquement votre objectif. Dites-le à vos proches, amis, collègues, famille. A partir du moment où vous aurez annoncé votre objectif, vous allez basculer dans une autre dimension. Dans cette nouvelle dimension, seulement deux routes vont s’offrir à vous. 1) Atteindre votre objectif et récolter les fruits de votre investissement. 2) Laisser tomber. Si vous annoncez quelque chose et que vous ne le réalisez pas, vous allez vous sentir honteux et personne n’aime se sentir honteux.

Le fonctionnement basique de notre cerveau s’appuie sur 2 moteurs :

  • Moteur 1 : Aller vers quelque chose (le désir)
  • Moteur 2 : Eviter quelque chose (la peur)

La peur est plus forte que le désir. La peur de la honte est donc quelque chose d’extrêmement puissant. Sachez l’utiliser à votre profit plutôt que le subir.

Etape 6 : Surveillez votre alimentation

Je ne m’attarderai pas très longtemps sur cette étape. Je ne suis pas spécialiste en diététique. Une chose est sûre cependant : votre alimentation influe sur votre niveau d’énergie et votre forme globale. J’ai modifié récemment ma manière de m’alimenter et je ne m’en porte pas plus mal, bien au contraire.

Il existe tellement de conseils différents et contradictoires sur l’alimentation que je ne me risquerai pas à vous en proposer.

Etape 7 : Surveillez vos sources d’informations

Bienvenue dans l’ère de l’infobésité ! Nous sommes chaque jour bombardés d’informations. Une information chasse l’autre à une vitesse effarante. Résultats :

  1. Nous sommes devenus accros à l’information
  2. Nous avons tellement d’informations à notre disposition que cela nous paralyse.

 

Que vous le vouliez ou non, chaque information qui rentre dans votre cerveau a un impact sur celui-ci. Si vous « alimentez » mal votre cerveau en informations, vous risquez de le payer cher à terme. Mal alimenter son cerveau cela veut dire :

  • Lui donner trop d’informations (infobésité) : Il reçoit tellement d’informations qu’il ne peut plus les digérer.
  • Lui donner des informations trop sucrées : Votre cerveau va être attiré par des informations rapides à consommer mais sans aucun intérêt. IL va devenir accro et réclamera sa dose quotidienne.
  • Lui donner des informations réchauffées : Beaucoup de diffuseurs d’informations (médias, blogs, sites Internet …) ne font que reprendre des informations qu’ils ont trouvées ailleurs. Quand cela est fait avec talent, no problem. Mais bien souvent, l’information perd de sa qualité. Fournissez-vous au plus près du producteur original du contenu.

Arrêtez la junk information et entamez une diète de l’information. Voici un plan pour commencer votre nouvelle manière de consommer l’information :

1) Le seul critère à prendre en compte pour sélectionner votre source d’information

Au moment de sélectionner votre source d’information, posez-vous cette question : « Est-ce ce que cette information va me permettre d’agir ? ». La réponse doit être oui. En suivant cette règle, vous allez éradiquer tout un tas de sources d’informations qui au final ne vous apportent rien.

2) Réservez-vous des plages « 0 information »

Pour commencer doucement votre détox, prévoyez des plages horaires (30 minutes, 1 heure, 2 heures, une demi-journée …) où vous couperez toutes sources d’informations.

Cela comprend :

  • TV
  • radio
  • réseaux sociaux (Facebook, Twitter …)
  • Internet
  • journaux, presse
  • téléphone portable …

Profitez de cette plage pour avancer sur votre projet. Si vous avez besoin de chercher de l’information pour votre projet, faites-le avant, puis coupez vos sources. Vous serez ainsi plus « focus » sur la réalisation de votre projet.

3) Produisez plus que vous ne consommez

L’information n’est utile que si elle vous permet d’agir. Par exemple, si vous lisez un article de blog, prenez des notes et voyez comment vous allez concrètement pouvoir « implémenter » ce que vous venez de lire.

4) Appliquez la règle des 20/80 à vos sources d’informations

Concentrez-vous uniquement sur les sources d’informations qui vous apportent de la valeur. J’ai été un gros consommateur d’informations (notamment de blogs) ces 3 dernières années. Je me suis bien calmé et j’applique à présent les conseils que je vous ai présentés ci-dessus. Voici mon bilan de 3 ans de consommation effrénée d’informations :

  • Constat n°1 : Il y a très peu de « producteurs originaux » de contenu. Une bonne partie des blogueurs ne font que copier ou redire avec moins de talent ce que disent et font les leaders de leur niche. C’est un fait. Ni plus, ni moins.
  • Constat n°2 : Aujourd’hui le meilleur contenu se trouve du côté anglo-saxon. Pour les domaines du marketing, de la communication et du business, les anglo-saxons ont encore un train d’avance. Au temps se servir à la source …
  • Constat n°3 : Finalement, après une grosse consommation de blogs, je m’aperçois que je consulte assidument et avec plaisir les 6 ou 7 mêmes blogs … qui sont les premiers que j’ai découvert il y a 3 ans.

Etape 8 : Initiez-vous à la bienveillance

Ce sera la dernière étape du système que je vous propose de mettre en place. Comme vous le voyez, je vous propose un conseil beaucoup moins « productiviste » que ceux que je vous ai présenté auparavant.

Apprenez à prendre soin des autres. Même des cons. Je dois avouer que c’est un domaine où j’ai beaucoup à apprendre. Pourtant,  les bénéfices de cette démarche sur le long-terme sont extraordinaires. Pensez à quelqu’un que vous aimez bien. Il y a de fortes chances que cette personne soit bienveillante avec vous.

Voici quelques pistes pour développer votre bienveillance :

  1. Commencez par être bienveillant avec vous-même : Vous êtes votre meilleur allié. Vous ne sauverez personne de la noyade si vous ne savez pas vous-même nager.
  2. Faites preuve d’empathie : Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Ecoutez-le (vraiment). Posez-lui des questions pour mieux le comprendre. Intéressez-vous aux autres et débranchez votre application « jugement ».
  3. Dîtes « merci » : Prenez conscience de ce que vous avez déjà. Sachez remercier ceux qui prennent de leur temps pour vous accompagner vers votre objectif.
  4. Rendez service.