cover-6-erreurs-ppt
OLIVIER

OLIVIER

Les 6 erreurs qui plombent votre présentation PowerPoint

Vous cherchez à améliorer vos présentations PowerPoint ?

Dans cet article, je vous partage les 6 erreurs à éviter lorsque vous créez votre support de présentation PowerPoint

Ces conseils vous aideront à créer des diapositives plus efficaces avec moins d’effort.

Que vous cherchiez à vendre des produits ou des services, à mieux utiliser vos slides pour dynamiser vos réunions ou simplement améliorer vos compétences en communication, ces conseils vous aideront.

Erreur n°1 : Confondre document imprimé et support de présentation

C’est surement une des erreurs les plus répandues lorsqu’on parle de présentation PowerPoint.

Vous voulez faire une présentation PowerPoint qui servira à la fois de support sur lequel vous parlerez pendant votre réunion et aussi de document que vous pourrez remettre à la fin de votre intervention, soit comme document imprimable ou en l’envoyant par e-mail.

Malheureusement, c’est une fausse bonne idée

En fonctionnant comme cela, vous créez un support de présentation oral souvent bourré de textes et peu attractif pour votre audience. 

Résultat : L’auditoire a l’impression d’être gavé d’informations et va décrocher très rapidement de votre présentation.

C’est vraiment dommage, car vous ratez l’opportunité d’utiliser pleinement le pouvoir visuel que peut vous apporter vos slides de présentation PowerPoint.

De plus, le document que vous transmettrez en fin de réunion restera souvent plus ou moins compréhensible puisqu’il n’a pas été conçu pour être totalement « autonome » contrairement à un « vrai » rapport ou document dactylographié.

Résultat : Avec votre « slidocument » vous ratez vos deux objectifs …

Le problème bien souvent c’est que ce sont les PowerPoint qui prennent le pouvoir des interventions et les présentateurs ne sont là que pour lire ce qu’il y a à l’écran et passer à la diapo suivante.

Retenez ceci : Le seul et véritable rôle de votre support de présentation, c’est de renforcer visuellement votre discours. Un support de présentation efficace utilise toute la puissance du visuel pour amplifier le message et remettre le présentateur au cœur de l’intervention.

Si vous avez besoin de remettre un document à la fin de votre présentation, concevez-le comme un document à part entière.

En concevant deux outils distincts (un support PPT oral + un document d’accompagnement) vous maximisez vos chances de faire passer efficacement votre message.

Vous aurez ainsi :

  • Votre support de présentation PowerPoint : impactant, clair, fluide
  • Document d’accompagnement : détaillé, précis, complet

Erreur n°2 : Vouloir être exhaustif

Vouloir tout dire est clairement la cause N°1 de la majorité des présentations PowerPoint ratées.

Pourtant, être exhaustif témoigne souvent d’une volonté de bien faire. On veut être le plus complet possible sur le sujet. On veut être certain d’avoir couvert tous les aspects de notre sujet (souvent d’ailleurs pour ne pas prendre le risque d’être mis en défaut par notre auditoire).

Alors, on n’hésite pas à rentrer dans les détails … et même à rentrer dans les détails des détails.

Cela est tout simplement CONTRE-PRODUCTIF.

Et cela tient une raison purement « physiologique » : Notre cerveau n’est pas fait pour absorber autant d’informations.

Pour prendre une image, imaginez un verre d’eau.  Ce verre d’eau représente ce que le cerveau peut absorber comme « quantité » d’informations. Vous constatez de façon tangible que ce verre d’eau a une capacité limitée.

Le problème c’est que dans la réalité, vous n’avez aucun signal d’alarme qui se déclenche dès que vous dépasser cette limite. C’est pourquoi une grande partie des personnes qui font des présentations ne se rendent pas compte qu’elles sont en train de verser trois bouteilles d’eau dans le verre. Pur gaspillage !

Le secret d’une bonne présentation n’a rien à voir avec maitriser des fonctions avancées de PowerPoint ou avoir de jolis templates. Le secret d’une présentation réussie réside avant tout dans votre capacité à bien sélectionner les messages clés que vous voulez faire passer à votre auditoire … et surtout d’avoir le courage d’EXCLURE tout ce qui n’est pas indispensable.

Erreur n°3 : Croire que l'auditoire vient pour nos beaux yeux

J’espère que vous n’êtes pas trop déçu 😉.

Comprenons-nous bien : Au final, pour votre auditoire, ce qui compte ce n’est pas vous, mais ce que vous pouvez leur apporter !

Gardez à l’esprit que ce qui compte le plus pour eux, c’est eux !

(De la même façon, ce qui compte le plus pour vous c’est vous, et ce qui compte le plus pour moi, c’est moi 😉)

Dans la conception de votre présentation, ne soyez pas centré sur votre sujet mais sur les besoins de votre auditoire, et voyez comme votre sujet connecte avec ces besoins.

Je sais cela est plus facile à dire qu’à faire, mais j’ai constaté que dès que l’on s’écartait des besoins de l’auditoire (et à mon d’être un orateur / storyteller exceptionnel), l’attention des personnes baissait drastiquement.

Je vous partage cette phrase que j’apprécie (mais dont je ne connais pas l’auteur) : « l’art consiste à dire des choses intéressantes sur ce qui intéresse les gens ».

Si vous réussissez à dire des choses intéressantes sur ce qui intéresse les gens, alors vous avez certainement entre les mains le matériel d’une présentation exceptionnelle.

Erreur n°4 : Croire que l'auditoire sait lire dans vos pensées

Connaissez-vous la malédiction du savoir ?

Non ?

Pourtant, il y a de fortes chances que vous ayez déjà été victime de ce mal terrible.

Cette malédiction frappe partout, sans discernement, et de façon encore plus terrible dans les salles de réunions …

Ce douloureux problème a été conceptualisé par Dan et Chip Heath, auteurs du livre « Ces idées qui collent » :

« Quiconque détient un savoir se retrouve dans l’impossibilité d’imaginer ce que c’est que de ne pas disposer de ce savoir. »

Dit autrement, à partir du moment où vous acquerrez une connaissance, vous ne savez plus vous mettre à la place de celui qui n’a pas cette connaissance.

C’est cet éternel fossé entre le « sachant » et le débutant qui est à l’origine de tant de présentations sublimes sur le papier mais complètement ratées dans la réalité …

Un expert peut devenir quelqu’un de très dangereux si on le laisse en roue libre !

Charité bien ordonnée commençant par soi-même, je vais prendre mon exemple :

J’ai un niveau de connaissances de l’outil PowerPoint un peu supérieur à la moyenne. Certaines manipulations avec le logiciel me sont devenues instinctives. Normal, je passe une bonne partie de mes journées à créer des présentations pour mes clients.

Lorsque je donne une formation en design de présentation PowerPoint ou que je fais un coaching avec les membres de mon programme en ligne, je fais le maximum pour bien décortiquer les différentes étapes d’une démonstration, mais je ne suis pas à l’abri d’aller directement sur une fonction du logiciel qui est courante pour moi mais totalement nouvelle pour mes élèves.

Ma connaissance crée les conditions d’un décrochage de mon audience.

A mes dépends, je suis tombé dans la malédiction du savoir (snif).

Quelques pistes pour sortir de la malédiction :

  • Essayez d’évaluer le niveau de connaissances de votre auditoire sur le sujet que vous allez aborder. Ce n’est pas toujours évident mais ça reste une prérequis indispensable.
  • Définissez ce que vous mettez derrière certains mots que vous utilisez. Je prends un exemple, le mot « organisation » : la définition que vous pouvez avoir de ce mot peut être totalement différente que celle que peut avoir certains membres de votre audience. Si vous n’expliquez pas les choses clairement, l’auditoire ne pourra pas le deviner.
  • D’une façon générale, évitez le jargon, ou alors expliquez le plus clairement possible. Augmentez réellement le niveau de connaissances de votre audience en étant pédagogique dans vos explications.

Erreur n°5 : utiliser les modèles par défaut de PowerPoint

J’avoue que c’est une erreur assez vicieuse car tout nous pousse à utiliser les templates déjà intégrés à PowerPoint.

Sur le papier, les templates sont une très bonne idée. Ils vous aident à gagner du temps dans la réalisation de vos slides en vous proposant des gabarits prêts à l’emploi.

probleme-template-powerpoint

A l’usage, ce n’est pas forcément une bonne idée pour deux raisons :

1 – Les templates de PowerPoint poussent à remplir vos slides de textes. Tout vous y incite avec ces sections prédéfinis qui n’attendent qu’une chose : des kilomètres de caractères ! Honnêtement, ces templates vont très souvent à l’encontre des principes d’un design efficace.

2 – L’autre raison pour laquelle je vous invite à remettre en cause les templates prédéfinis de PowerPoint, c’est qu’ils créent un terrible effet de monotonie. Tout le monde les utilise ! Si votre objectif est de faire une présentation dynamique, efficace et qui se démarque de ce qui est proposé habituellement, alors les templates prédéfinis de PowerPoint ne sont pas des bonnes options pour vous.

Erreur n°6 : Se tromper sur la questions du temps

Tous les présentateurs font le même constat : Ils ont l’impression de passer beaucoup de temps à préparer leur présentation.

Entre le temps passé à savoir ce qu’ils vont raconter sur leur support, trouver un plan, chercher le contenu, rédiger le contenu des slides, éventuellement chercher des photos ou des illustrations, faire les animations … C’est vrai que tout cela ne se fait pas en 15 minutes !

Et encore, je n’ai pas inclus dans ma description les éventuels allers-retours de validation avec le N+1, la panne d’inspiration qui vous laisse bloqué, le regard hagard, devant votre slide désespérément blanche ou encore le fait que vous prépariez votre présentation à 21h30 pour la réunion qui aura lieu le lendemain matin à 9h00.

Alors si en plus il faut faire du « design de présentation » : Au secours !

Vous vous dites que vous allez encore devoir y passer plus de temps.

La seule question à se poser est donc : Le jeu en vaut-il la chandelle ?

Pour répondre à cette question, il faut ajouter un élément dans l’équation : Les résultats que vous allez obtenir avec votre présentation.

Réfléchissez de façon stratégique à votre support de présentation.

Si l’enjeu de votre présentation est élevé (RDV commercial, soutenance à un appel d’offres, évaluation devant un jury, remise d’un rapport important …), mettez toutes les chances de votre côté en bâtissant un support de présentation claire, efficace et percutant.

Le retour sur investissement sera au rendez-vous !

En réalité, le temps de préparation est un faux problème …

Pire, c’est une mauvaise compréhension de ce qui se passe vraiment dans le monde du travail.

Laissez-moi vous expliquer cela avec un exemple :

Imaginons que vous soyez un manager et que vous deviez animer une réunion avec votre équipe pour leur présenter le lancement d’un nouveau projet important pour votre entreprise.

Vous n’avez pas pris le temps de préparer correctement votre présentation (dit autrement vous avez fait votre support à l’arrache la veille de la réunion).

Que risque-t-il de se passer pendant la réunion ?

Même en faisant de votre mieux pendant la réunion, les membres de l’équipe n’auront pas forcément une vision claire du projet.

Ils s’interrogeront sur les tenants et les aboutissants de la démarche car vous aurez manqué des explications pendant votre prise de parole.

Certaines étapes leur sembleront confuses et le rôle de chacun mal défini.

Et ça vous ne le constaterez bien souvent qu’au moment des Questions / Réponses.

Alors vous reprendrez vos explications, et vous vous apercevrez que votre équipe n’avait rien compris à vos explications précédentes.

Bilan : Le temps que vous avez négligé à la préparation de votre présentation, vous le payez « cash » pendant la présentation. Qui plus est le temps perdu se retrouve multiplié pour le nombre de personnes autour de la table de réunion.

La situation que je viens de vous décrire arrive chaque jour dans des centaines et centaines d’entreprises.

Et dites vous que c’est le meilleur scénario !

En effet, dans cette situation, vous avez quand même pu répondre aux questions des membres de votre équipe et réduire ainsi les incompréhensions.

Mais bien souvent, les gens quittent la réunion avec l’esprit confus et le temps qu’il faudra prendre pour rattraper les erreurs de communication initiales se paieront encore plus chères.

Voilà pourquoi, je considère que le temps de préparation est un faux problème.

En conclusion de cet article, je vous partage cette citation d’Abraham Lincoln et qui résume l’essence de ce que j’ai voulu vous partager avec ces conseils.

« Si j’avais 6 heures pour abattre un arbre, je passerais les 4 premières à affuter ma hache ».