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La carré des contraintes : Le jeu invisible des présentations

 

Imaginez que vous soyez un joueur de tennis. C’est à votre tour de servir. Vous lancez la balle en l’air et d’un geste à la fois ample et puissant, vous frappez la balle avec énergie. Faute ! Malgré votre application, la balle est à l’extérieur du carré de services. Deuxième service. Vous vous reconcentrez et tentez un nouveau service. Double faute ! La balle est à nouveau dehors. Le point est perdu.

D’une certaine manière cette situation se retrouve également dans le monde des présentations.

Chaque jour, lors de conférences, réunions ou rendez-vous commerciaux, de nombreux présentateurs tapent complètement à côté du cadre avec leur présentation. Il existe toutefois une différence importante entre le tennisman et le présentateur. Lorsqu’il tape à côté, le tennisman le voit immédiatement et a droit à un deuxième essai. Le présentateur, quant à lui, n’a pas cette chance. Il n’a pas une ligne bien délimitée qui lui indique si son discours est ou non dans le cadre.

Dans cet article, je voudrais vous parler d’un cadre invisible qui influe d’une manière extrêmement puissante dans le succès de votre présentation. Après plusieurs années à m’intéresser aux questions des présentations, j’en arrive à la conclusion que la maitrise des contraintes est l’un des paramètres les plus cruciaux pour faire une présentation efficace. Pour se donner les moyens de réussir sa présentation, la présentation doit intégrer 4 contraintes : la contrainte de temps, la contrainte de capacité d’absorption, la contrainte de l’environnement et vous-même.

carre contraintes presentation

Si vous repensez à une présentation à laquelle vous avez assistez dernièrement et pour laquelle vous gardez un mauvais souvenir, je suis à 90% certain qu’une des causes de l’échec de la présentation provenait d’avoir franchi une de ces 4 limites.

Car c’est bien de cela qu’il s’agit : Ne pas dépasser les limites. Imaginez chacune de ces 4 limites comme les bords d’un tatami. Si vous sortez du tatami, c’est-à-dire si vous franchissez un de ces 4 côtés, vous êtes éliminé. Point barre. La règle est claire et connue de tous. Pour votre présentation c’est pareil : Si vous franchissez une de ces limites, vous serez éliminé dans la tête de votre auditoire. En revanche aucun arbitre ne surgira sur scène pour vous délivrer un carton rouge. Le feedback est plus subtil / invisible à analyser.

Je vous propose maintenant de voir en détail chacune de ces 4 contraintes et comment les mettre à profit pour votre présentation.

La contrainte de temps

Lorsque l’on parle de contraintes, le temps est la première qui vient à l’esprit. Combien de temps aurez-vous pour faire votre présentation ? Vous devez avoir une vision précise du temps qui vous sera alloué pour votre présentation.

Il n’y a rien de pire pour un auditoire que voir le présentateur courir après la montre. Il arrive bien souvent qu’une présentation s’englue dans des détails et que le présentateur s’aperçoive qu’il ne lui reste plus qu’un quart d’heure pour présenter les parties les plus importantes de son discours. Effet désastreux garanti pour l’auditoire.

De mon expérience, si une présentation déborde du temps initialement prévu c’est bien souvent car il n’y a pas eu assez de temps investi avant la présentation. Voici quelques pistes pour vous aider à maitriser la contrainte du temps pour votre présentation :

Minutez !

Je repose ma question de tout à l’heure : De combien de temps disposerez-vous pour votre présentation ? 10 minutes ? 20 minutes ? 1 heure ? 1 journée ? Notez en gros cette durée sur votre feuille de préparation de votre présentation. Vous devez toujours l’avoir à l’esprit. Beaucoup de présentateurs préfèrent l’ignorer, ne voulant pas regarder en face qu’ils ne pourront pas dire tout ce qu’ils veulent dire. Ce sont des judokas qui mettent eux-mêmes le pied en dehors du tatami.

Une fois que vous avez noté la durée de votre présentation et que vous aurez préparé le contenu de celle-ci, minutez chacune de vos parties pour voir si vous êtes bien dans la cible. Selon la loi de Murphy, les choses prennent toujours plus de temps qu’on ne le pense, majorez donc vos prévisions d’au moins 10%.

Qualité vs quantité :

Il est fort probable que lorsque vous aurez minuter vos séquences, vous constaterez que ce que vous avez prévu de dire ne rentre pas dans le délai imparti. C’est une excellente nouvelle ! Par ce simple constat, vous venez de rentrer dans le Top 10% des gens qui se donnent les moyens de faire un présentation efficace. Le vrai travail de préparation de votre présentation démarre maintenant ! Plutôt que de baser votre présentation sur le nombre d’informations à transmettre, établissez votre présentation sur la qualité des informations importantes que vous avez à transmettre.

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Prévoyez les interactions :

En plus de votre temps de discours, n’oubliez pas d’évaluer le temps d’interaction avec le public (séance de questions / réponses, sondage du public, témoignages…) Il n’y a pas forcément de répartition standard à respecter entre temps de discours et interactions, chacun agit selon son style. Toutefois, il me semble indispensable d’en avoir une idée avant de monter sur scène pour pouvoir les gérer pendant la présentation.

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Attention au démarrage !

Si vous jouez au football, vous préférez mener au score ou être mené au score ? Une question un peu similaire peut se poser pour les présentateurs : Préférez-vous être dans le timing ou courir après la montre ? Une des premières choses à faire pour ne pas courir après la montre c’est de ne pas gaspiller son temps au démarrage. Cela vaut notamment si vous faites des présentations en rendez-vous (RDV commercial par exemple ou chez un partenaire). Entre le temps d’installation, la prise de contact et l’introduction, un temps précieux s’et déjà écoulé avant de rentrer dans le vif du sujet. Il suffit que vous démarriez en échangeant sur un sujet périphérique et vous venez de vous mettre vous-même en danger. Soyez attentif à partir sur de bons rails avec votre présentation, cela vous donnera un meilleur contrôle sur l’ensemble de son déroulement.

La contrainte de la capacité d’absorption

La deuxième contrainte dont je veux vous parler est complètement invisible à l’œil nu mais pourtant elle est décisive dans le succès de votre présentation.

Disons les choses brutalement : Votre public ne retiendra quasiment rien de ce que vous allez lui raconter. Je vous avais prévenu que cela allait être brutal. Attention je ne veux absolument pas dire que votre public est idiot. Ce que je veux dire c’est que la capacité d’absorption d’informations nouvelles par votre cerveau est limitée.

Pour répondre une métaphore que j’ai déjà eu l’occasion d’utiliser. Imaginez que le cerveau de votre auditoire est un verre d’eau. Le problème des présentateurs est qu’ils veulent verser 3 bouteilles d’eau dans le verre. Quand le verre est plein, il est plein. Vous ne ferez que gaspiller l’eau si vous continuez à verser.

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Ainsi tout comme la contrainte de temps, la meilleure solution pour ne pas se faire piéger par cette contrainte consiste à sélectionner durement le message que vous voulez faire passer. Voici quelques pistes pour vous aider sur ce rude chemin :

Eliminez encore et encore :

Voici une petite théorie que je vous soumets : « un bon présentateur se mesure plus à ce qu’il ne dit pas, plutôt qu’à ce qu’il dit ». Nul doute que cette théorie peut facilement être mise en défaut, mais elle peut toutefois nous permettre de réfléchir à la question. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, c’est enlevant du contenu que l’on gagne de l’impact.

Hiérarchisez encore et encore :

Vous devez établir une hiérarchie claire dans vos idées. Si vous-même ne prenez pas le temps de le faire, croyez-vous que le public le fera à votre place. Quelle est votre idée principale ? Comment se relie-t-elle à vos idées importantes ? Quelles sont toutes les idées qui ne se rapportent pas à votre idée principale et qui peuvent donc être éliminées ?

Mettez-vous dans la tête de votre auditoire (encore et encore) :

Connectez au maximum votre message avec les attentes de votre auditoire. Ecrit comme cela peut paraître évident … oui et bien si cela était si évident, nous serions submergés chaque jour de présentations grandioses. Est-ce le cas ? Bien souvent nous sommes trop centrés sur nous et notre sujet. N’oubliez jamais que ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour votre auditoire.

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La contrainte de l’environnement

Des 4 contraintes que je vous présente, la contrainte de l’environnement est la plus subtile à évaluer.

Dans mon esprit, l’environnement regroupe le lieu, la disposition de la salle, le moment de la journée, l’état d’esprit des participants, l’humeur du moment. Tous ces éléments mis bout à bout vont influencer positivement ou négativement le déroulement de votre présentation.

Contrairement aux deux contraintes précédentes – le temps et la capacité d’absorption -, avec la contrainte de l’environnement vous n’avez pas énormément de prise sur la situation. Vous pouvez agir sur ce que vous pouvez contrôler et des paramètres comme l’ambiance du moment nous échappe. Il peut arriver que l’ambiance soit sereine ou bien que pour X raisons un parfum d’électricité flotte dans l’air.

Vous devez composer avec. Vous êtes comme un marin qui doit effectuer une traversée. Vous ne décidez pas de la météo, elle s’impose à vous. C’est à partir de votre analyse de la météo que vous allez faire vos choix de navigation. Dit autrement c’est en analysant l’environnement du moment que vous allez adapter votre style de présentation.

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L’idée sous-jacente est que derrière chaque présentation, il y a un arrière-plan, un contexte, que l’on fait trop souvent semblant d’ignorer. La première étape pour composer avec cette contrainte est donc d’en prendre conscience, c’est ensuite votre expérience et votre pratique qui vous permettront de gérer au mieux la situation.

Vous

La 4ème contrainte c’est vous … Ne vous fâchez pas, je vais essayer de vous expliquer. Il peut arriver que pendant une présentation on surestime ses capacités et que l’on s’embarque dans quelque chose d’un peu funeste : une explication trop compliquée, un trait d’humour qui tombe à plat ou encore un exemple mal approprié.

L’exercice de la présentation en public reste un exercice inconfortable : Vous êtes seul, ils sont nombreux. Vous êtes debout, ils sont assis. Vous commencez à transpirer, ils vous regardent faire le malin tout en tapotant des textos. Bref, tout cela pour dire que faire une présentation vous engage personnellement et vous confronte à vous-même et aux yeux des autres.

L’incroyable bonne nouvelle c’est que malgré les désagréments que je viens de vous énumérer, la contrainte « vous » est celle sur laquelle vous avez le plus de maitrise. Autant il est difficile de gérer la « météo du moment » autant vous améliorer à devenir un meilleur présentateur ne dépend que de vous.

Voici deux axes que je vous suggère d’explorer pour faire votre autodiagnostic :

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Votre maitrise du sujet :

Quel est votre niveau d’expertise sur le sujet ? Quelle est votre crédibilité par rapport au message que vous portez ? Etes-vous VRAIMENT à l’aise avec le sujet que vous présentez ? Quels points nécessiteraient d’être approfondis pour que vous ressentiez une pleine maitrise ? Quel plan d’action pouvez-vous mettre en place pour faire le point ?

Votre capacité à être à l’aise sur scène :

Mains moites, débit de voix saccadé, tremblements, souffle court … ok je vois de quoi vous voulez parler. Prendre la parole en public vous stresse. Je suis comme vous mais en pire ! Bon, j’essaie quand même de me soigner. Arriver à être vraiment à l’aise sur scène dépend de tellement de paramètres. L’objectif de cet article est dans un premier temps de vous faire prendre conscience des 4 contraintes à intégrer dans votre présentation. Je suis convaincu que si vous maitrisez ces 4 contraintes, vous allez déjà nettement gagner en confiance. Je ne vous listerai pas ici des trucs et astuces pour être à l’aise ne public car honnêtement je n’y crois pas trop. Du moins, je ne crois pas qu’à eux seuls ils peuvent apporter une solution durable pour être vraiment à l’aise sur scène. Il me semblera plus payant de commencer par un vrai travail de maitrise du sujet et la conception d’un support visuel efficace.

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