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Conseil PowerPoint : Devenez un concepteur d’idées simples (la méthode en 3 étapes)

La simplicité est la clé de vote présentation. Grâce à elle, vous pourrez ouvrir toutes les portes mentales de votre auditoire et ainsi diffuser avec efficacité votre message. Voici une règle absolue : Tout ce que vous déciderez de mettre en œuvre dans votre présentation doit faire preuve de simplicité.

Souvenez-vous que les bons présentateurs savent rendre les choses aussi simples que possible sans les rendre simplistes. On peut malheureusement vite faire l’amalgame entre ces deux mots : simple et simpliste. Une approche « simpliste » est une approche réductrice, qui s’appuie sur le plus petit dénominateur commun. Etre « simpliste » signifie manquer de profondeur, être trop superficiel. Ce n’est pas ce que nous recherchons.

La simplicité au contraire est riche de sens. Mais comment définir la simplicité ? « Simplicité signifie produire un maximum d’effet avec un minimum de moyens. » Cette phrase de Garr Reynolds, l’auteur de Présentation Zen exprime parfaitement ce que nous devons rechercher pendant la préparation de notre présentation.

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La simplicité d’une idée est encore plus fragile que du cristal. Un seul mot mal exprimé et cela peut être tout votre message qui s’effondre. Alors comment façonner des idées à la fois simples et riches de sens ? Voici une méthode en 3 étapes pour rendre votre message simple.

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Etape 1 : Hiérarchiser et exclure

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Cette première étape est la plus importante de tout le processus de préparation de votre présentation. Pour rendre votre message simple, vous devez effeuiller votre idée jusqu’à mettre à jour son noyau. Ce n’est qu’en élaguant tous les éléments superficiels de votre idée que vous arriverez à en extraire l’essence.

Vous devez donc commencer par définir quelle est l’idée la plus importante de votre présentation. Si votre public ne doit retenir qu’une seule chose de quoi s’agira-t-il ? Une fois que vous avez identifié le cœur de votre message, la partie la plus délicate commence : Il faut maintenant exclure toutes les idées qui sont intéressantes mais qui ne sont pas la plus importante. Il est extrêmement important que vous soyez ferme pendant cette étape. Si vous commencez à vouloir ajouter des détails ou des éléments périphériques à votre message central, vous allez droit dans le mur. La simplicité ne s’accommode pas du superflu.

Pour vous aider à hiérarchiser les informations de votre présentation, vous pouvez utiliser une technique bien connue des journalistes qui s’appelle la pyramide inversée. Cette technique consiste pour un journaliste à positionner l’information  la plus importante au démarrage de son article. C’est ce que l’on appelle l’attaque. Viennent ensuite les informations secondaire et enfin les détails. Cette manière d’organiser l’information est extrêmement utile pour un journal. Si un scoop tombe avant le bouclage du journal et qu’il faut réorganiser toute la maquette pour faire de la place à la nouvelle, il suffira de couper la fin des articles déjà en place sans avoir à reprendre la rédaction de tous les articles.

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Pour revenir à votre présentation, le processus consiste donc à hiérarchiser coûte que coûte vos idées et à écarter toutes les idées qui ne sont pas la plus importante. Si vous avez deux messages centraux, cela veut dire que vous en avez un en trop.

Dit autrement, exprimer ses idées avec simplicité est avant tout une question de choix : Le choix de ce que vous allez dire … et surtout le choix de ce que vous n’allez pas dire.

Mais finalement, pourquoi est-il si difficile d’établir des priorités ? Définir des priorités est inconfortable car cela nous pousse à prendre des décisions entre des « inconnus ». Notre cerveau déteste cela. Des études menées par des psychologues ont d’ailleurs montrées que face à trop de complexité et d’incertitudes les gens peuvent parfois prendre des décisions complètement irrationnelles. C’est pour cela que vous devez savoir extraire le cœur de votre idée. En communiquant une idée claire et qui va à l’essentiel, vous évitez à votre auditoire de se perdre dans les nébuleuses de la décision et vous les aidez à se rappeler ce qui est important.

Etape 2 : Rendre concis

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L’étape 1 a permis d’extraire l’essence de votre idée. Pour renforcer la simplicité de cette idée, il est important que celle-ci soit exprimée de manière concise. Les idées concises aident les individus à apprendre et à mémoriser un message clé.

Comme je vous l’indiquais dans un de mes précédents articles sur les 9 ingrédients d’une bonne présentation PowerPoint, un exercice amusant est de faire le test twitter. Sur twitter un message ne peut pas dépasser 140 caractères. Essayez de résumer votre message à 140 caractères, cela vous entraîner à condenser votre message.

Un autre moyen pour aller vers la concision consiste à utiliser une analogie. L’analogie est certainement le meilleur véhicule pour transporter votre idée au cœur de votre auditoire. Les analogies tirent leurs forces des schémas mentaux : Elles rendent compréhensibles un message complexe en faisant appel à des concepts déjà connus de l’auditoire. Par exemple, l’ordinateur est une bonne analogie pour parler du cerveau, on peut y associer des notions comme la mémoire, le câblage, le processeur …

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Les analogies permettent donc de rendre les notions complexes plus facilement assimilables. L’autre avantage des analogies est qu’elles permettent d’activer le cerveau droit de votre public. En utilisant le pouvoir d’évocation des images, vous allez réveiller l’imagination et la créativité de votre auditoire. Il va donc naturellement s’impliquer davantage dans votre propos. Il cherchera (souvent inconsciemment) les points communs et les points de différence entre l’image de votre analogie et le cœur de votre message.

Etape 3 : Rattacher votre idée aux connaissances de l’auditoire

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Il est fort probable que le message que vous vouliez faire passer comprenne un certain niveau de complexité. Nous sommes tous amené à manipuler des idées abstraites, des concepts qu’il est difficile de résumer en une phrase. Dans ce cas, comment faire pour transformer quelque chose de complexe en quelque chose de simple sans que cela ne devienne réducteur.

Si votre message comporte de la complexité, réfléchissez à la manière dont vous allez aider votre auditoire à assimiler cette complexité. Pour cela, il faut que vous vous transformiez en enseignant. Comment un professeur d’économie apprend-il à ses élèves les déficits budgétaires de la zone euro ? Il est fort probable qu’il prenne pour point de départ le cas d’un ménage classique avec les entrées d’argent (salaires, prestations sociales …) et les sorties (dépenses quotidiennes, remboursement d’emprunt …). A partir de cet exemple chaque élève peut se raccrocher, il va pouvoir développer de nouvelles notions macroéconomiques. Dit autrement, l’enseignant va utiliser un « schéma mental » déjà connu et identifié dans le cerveau de ses élèves pour faciliter l’apprentissage d’une notion plus complexe. En y réfléchissant, une notion complexe n’est ni plus ni moins qu’une stratification de notions simples. C’est d’ailleurs un des préceptes du Discours de la Méthode de Descartes : « Etablir un ordre de pensées, en commençant par les objets les plus simples jusqu’au plus complexes et divers »

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Un schéma mental est un ensemble d’informations stocké pour un concept donné. Recourir aux schémas mentaux est donc extrêmement utile puisque vous utilisez des ressources déjà connues par votre auditoire.

La formule gagnante pour communiquer efficacement un message simple est donc la suivante : 1 – Utilisez un concept (schéma mental) déjà connu de votre public pour introduire le sujet. 2 – Expliquez en quoi votre message se différencie du schéma mental de votre public. Vous venez ainsi de créer un nouveau schéma mental dans la tête de votre auditoire.

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